시말서 작성은 많은 상황에서 필요한 중요한 과정이며, 이를 제대로 작성하기 위해서는 시말서의 개념 및 작성법에 대한 이해가 필요합니다. 본 글은 그 방법을 안내해주고, 독자 분들이 시말서를 작성함에 있어 궁금하거나 막막한 점을 해소하는 데 도움이 될 것입니다.
목차(table of contents)
- 시말서의 개념과 작성 목적 이해
- 시말서 작성법 및 예시 제공
- 시말서 제출과 관련된 주요 사항 안내
- 시말서 작성 시 참고할 만한 팁과 노하우 소개
- 시말서 및 관련 법령에 대한 추가 정보 제공
시말서의 개념과 작성 목적 이해
시말서는 어떤 상황이나 문제에 대해 진술이나 의견을 서면으로 기록한 것입니다. 시말서 작성의 목적은 대부분의 경우, 제출하는 기관이나 회사에 그 상황을 명확하게 전달하고, 사실 확인 및 처리를 위한 기록을 남기기 위해서지요. 예를 들어, 지각이나 결근 등 근무 상황에서 문제가 발생할 경우, 시말서를 통해 어떠한 사건으로 인해 이러한 위반 사항이 발생했는지 설명하게 됩니다.
요즘에는 시말서라는 용어 대신 경위서 혹은 사유서 등으로 표현하기도 하지만 본질적으로 비슷하니 참고하시면 되겠습니다. 한편, 시말서 작성을 강제로 하는 것이 적절한지와 관련하여 법원에서 문제가 되기도 했는데요, 허위의 내용을 기재하면 안되고 시말서를 근거로 징계나 불이익한 조치를 해서도 안된다고 판시한 점 참고하세요.
[시말서와 대법원 판례 & 작성 시 유의사항]
시말서는 근로자가 근무기간 동안의 업무수행태도와 그 성과를 평가하고, 향후 개선방향을 제시하는 문서입니다. 시말서는 근로자의 인사평가에 중요한 자료로 활용되며, 징계처분의 근거가 되기도 합니다. 대법원은 시말서에 대해 다음과 같이 판결했습니다.
- 시말서는 근로자와 사용자 간의 의사소통의 한 수단으로서, 근로자의 업무수행태도와 그 성과를 평가하고, 향후 개선방향을 제시하는 데 그 목적이 있습니다.
- 시말서는 근로자의 인사평가에 중요한 자료로 활용될 수 있지만, 징계처분의 근거가 될 수 없습니다.
- 시말서는 근로자의 의사에 반하여 강제적으로 작성할 수 없습니다.
따라서, 시말서를 작성할 때는 다음의 사항을 유의해야 합니다.
- 시말서는 근로자의 의사에 반하여 강제적으로 작성해서는 안 됩니다.
- 시말서에는 허위의 내용을 기재해서는 안 됩니다.
- 시말서에는 근로자의 업무수행태도와 그 성과를 평가하고, 향후 개선방향을 제시하는 내용을 기재해야 합니다.
- 시말서는 근로자의 인사평가에 중요한 자료로 활용될 수 있지만, 징계처분의 근거가 될 수 없습니다.
시말서 작성법 및 예시 제공
시말서 작성 시 주요 고려 사항은 다음과 같습니다:
- 시말서의 형식 및 양식 : 시말서는 기본적으로 구성이 명확하고 시말서 양식에 따라 작성되어야 합니다. 먼저 시말서 제목을 적되, 제목을 볼드체로 강조하고, 다음 줄에 작성일자와 작성자를 기재하는 것이 좋습니다.
- 발생한 사건의 명확한 서술 : 시말서는 핵심 사항을 명확하게 서술해야 합니다. 발생한 사건에 대하여 누가 언제 어디에서 어떻게 이루어졌는지를 시간 순서대로 서술하세요.
- 본인의 참여 및 관여 여부 : 시말서에서 본인이 직접 참여한 사례인지, 아니면 관련 정보를 인지한 상태로 작성되는 것인지 명시하십시오.
- 객관적인 근거와 증거 : 시말서에서는 객관적인 사실을 기반으로 증거를 제시해야 합니다. 이메일, 문자 메시지, 사진 등이 있음면 적절하게 첨부하십시오.
- 사건에 대한 회신 (해결을 위해 요구되는 내용 일시적으로 적어주세요) : 시말서 작성 이후, 재발 방지 및 해결을 위한 의견이나 요구 사항을 적어주는 것이 좋습니다.
이러한 고려 사항을 바탕으로 시말서를 작성해보면 다음과 같다고 생각합니다.
예시 : 지각 사유에 대한 시말서
2023년 00월 00일 작성자: 홍길동
본 시말서를 통해 2023년 00월 00일 저의 지각 사유를 상세하게 기술하고자 합니다. 해당 날짜에는 오전 9시 출근을 목표로 출발하여 상황을 전달드립니다. 그러나 도로에는 폭우로 인해 교통 체증이 발생했고, 이에 따라 예상치 못한 지연이 발생하여 10시에 회사에 도착했습니다. 첨부된 사진은 해당 날짜의 교통 상황을 보여줍니다.
지각 사유와 관련하여 최선을 다해 사이버 미팅을 진행하였습니다. 다만 교통 사고로 인해 불가피한 상황이 발생하였음을 양해해 주십시오. 재발 방지를 위해 다음부터는 비상 시 대체 교통 수단을 사용하도록 노력하겠습니다.
이상으로 지각 사유에 대한 시말서를 작성하였습니다. 해당 사항에 대해 이해와 양해 부탁드립니다.
시말서 제출과 관련된 주요 사항 안내
- 제출 기한과 방법 : 시말서 작성 후, 가능한 한 빠른 시간 내에 관련 부서 또는 담당자에게 제출해야 합니다. 제출 방법은 회사의 규정에 따라 서면 제출이나 전자 메일 제출이 가능합니다. 제출 전 확인 사항을 잘 점검하십시오.
- 유의사항 : 시말서는 법적 효력이 있는 문서로, 사실과 다른 내용을 기입할 경우 거짓 진술에 대한 법적 책임을 질 수 있습니다. 따라서 객관적 사실만을 바탕으로 성실히 작성하십시오.
- 시말서 작성 시 필수 요소 : 작성자 성명, 작성일자, 발생한 사건에 대한 명확한 서술, 본인의 참여 및 관여 여부, 객관적 근거와 증거, 요청하고자 하는 사항 등이 포함되어야 합니다.
시말서 작성 시 참고할 만한 팁과 노하우 소개
- 구체적이고 명확한 표현 사용: 시말서의 목적은 상황 설명과 처리를 위한 것이므로, 구체적이고 명확한 표현을 사용해 독자가 이해하기 쉽게 작성해야 합니다.
- 호칭과 문장 구조 주의: 시말서 내에서 관련자와 담당자의 호칭은 존대하는 표현을 사용하십시오. 또한 문장 구조는 간결하고 논리적인 구성을 지향해야 합니다.
- 철자, 문법 검토: 시말서 작성 완료 후 철자와 문법 오류가 없는지 꼼꼼하게 확인하십시오.
이 글에서는 시말서 작성에 대한 기본적인 개념과 작성법, 관련 사항, 그리고 작성 시 참고할 만한 팁과 노하우를 알려드렸습니다. 시말서 작성에 있어서는 정확한 정보와 객관적인 근거가 중요하므로, 이러한 관점을 유지하며 작성에 임하는 것이 좋습니다. 이를 바탕으로 시말서 작성의 어려움을 높은 수준에서 해결할 수 있을 것이라 생각합니다.
지금까지 시말서 작성에 대한 기본적인 이해와 작성법, 제출 관련 주요 사항, 그리고 참고할 만한 팁과 노하우 등을 함께 살펴보았습니다. 시말서는 상황에 따라 다양한 목적과 중요성을 가지고 있으므로, 객관적이고 정확한 정보 전달을 목표로 하여 신중하게 작성함이 바람직합니다.
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